メール署名の作り方(洗練のデザインを目指して)

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メールの署名をもっとスタイリッシュに

日本では、プレーンテキストと記号(ハイフンやスラッシュ)を組み合わせ、ビジネスメールの署名欄をデザインすることが多いですが、さらに一歩進んで、文字のフォント大きさを工夫することにより、日本人が作りがちな退屈な署名からの脱却を目指したいと思います。

よくある退屈な署名の例

ビジネスシーンで実際によく目にする署名としては、以下のようなものが多いのではないでしょうか。

◇◇◇◇◇◇◇◇◇◇◇◇◇◇◇◇◇◇◇◇◇◇◇
株式会社 サンプル 第1課マネージャー
署名 一例, SHOMEI ICHIREI
〒123-4567 東京都○○区○○ビル 15F
TEL: 03-9999-8888 FAX: 03-7777-6666
Email: Ichirei@sample.com
URL: http://sample.com/
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署名欄であることを示す上下の帯を、◇などの記号(//、=、■、□、-、>)でデザインしていることが多く、ある程度のバラエティは見られるものの、多くが同じデザインをしています。

上記以外の例でいうと、

/////////////////////////////////////////
署名
/////////////////////////////////////////

あるいは、

=======================
署名
=======================

ちょっと変わったものでもこの程度。

…〜……〜……〜……〜……〜……〜……
署名
…〜……〜……〜……〜……〜……〜……

なぜ退屈なのか

なぜ、多くのメール署名が退屈なのか。その理由は単純でみんなが同じようなものを作っているからです。みんなが同じものを作る結果、この定型署名は陳腐化してしまっています。

具体的に陳腐な点を列挙すると以下に集約されます。

  • 文字のフォントが1種類
  • 文字の色は黒
  • 文字の大きさが統一されている

しかし、これらにはそれなりの理由があります。

それは、日本のビジネスシーンにおいてメールを利用する際、多くの人が以下3点を強く意識していることに起因します。

  • 前例・慣行に従った書き方を踏襲する
  • 相手に不快な印象を与えないことが最重要
  • HTML/リッチテキスト形式ではなくテキスト形式のメールが望ましい

特に3番目が大きな理由で、テキスト形式での使用を前提とするがゆえに、プレーンテキスト(= フォントの修飾ができない形式)に限定されます。

しかし、ビジネスマナーとして「絶対にテキストメールを使うべき」とされていた時代は過ぎ去ったとは感じないでしょうか!?「HTMLメールはマナー違反」という意識は確実に変わりつつあります。

(そんなことはない!とおっしゃる方、すみません。この記事はここでお閉じください)

もちろん、ご自身の所属する業界・団体や、勤めている企業が内資/外資か、などなど状況は異なるとは思いますが昔に比べれば認識は変わっているはずです。さらに、社内の人間同士で使う場合はHTML形式の使用は何の問題もないはずです。

それにも関わらず、メール署名のサンプルは退屈なものばかりがテンプレートとして横行しています。

そこで、この記事ではHTML形式のメールを前提とした、より洗練されたメール署名を考察し、サンプルを紹介してみたいと思います。

サンプル集

サンプル製作にあたり、架空の会社・人物を以下の通り設定します。

  • 社名:株式会社 鎌倉幕府
  • 部署:執権
  • 官位:駿河・伊豆守護
  • 名前:北条 時政
  • 住所:〒248-0005 鎌倉市雪ノ下3丁目
  • 電話:00-1234-5678
  • Email: hojo@kamakura.ba.ku.fu
  • URL:http://kamakura-bakufu.bak

では、早速サンプルを作っていきましょう!

サンプル1. 情報を詰め込みすぎない

日本語版

sample1

英語版

<解説>

洗練されたモノはみなシンプルです。美の巨匠ダ・ヴィンチもそう言っています。

2016年現在、どの企業もだいたい自社のウェブサイトを持っています。住所の情報なんてそこで調べられます。従って個人のメール署名欄に不要です。あるいは、そもそも業務上、郵便物をやりとりしない業務に従事している方は署名欄に会社住所は必要ありません。

また、署名欄を囲む、◇◇◇◇や====などの帯ですが、これも本当に必要でしょうか?これを使うの日本人だけですよ!

(当サイトの管理人は外資系企業に勤務しており色々な国の方とメールでやりとりしますが、海外の方のメール署名で帯を目にすることは滅多にありません)

本当にその情報が必要か今一度見直してみましょう。そして無駄なものを削ぎ落としましょう。あなたの署名欄にはアナタ自身の情報と、本当に必要な情報のみをシンプルに力強く記しましょう。

サンプル2. 会社のテーマカラーを上手に使おう

日本語

sampl2-j

英語

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<解説>

デザインやクリエイティブな職業に従事されている方のみならず、堅い職業であっても色の使い方を工夫すればプロフェッショナルな印象を与えることができます。何種類もの色を散りばめた下品な署名は論外ですが、1~2種類程度に限定し、会社のテーマカラーを用いてみてください。

サンプル3. 情報はパイプで区切ろう

英・日併記版

sample3

<解説>

パイプとは” | “です。 ハイフン(-)やスラッシュ(/)、カンマ(,)を使っている方は多いですが、なぜか日本ではパイプを使う人はあまり見かけません。上記のサンプルでは、英語情報 | 日本語情報 という形式で英日両対応の署名にしてあります。英日の情報を区切っているのがパイプ( | )です。

このパイプを上手に使うと、非常に洗練して見えます。オススメです、是非使ってみてください!

サンプル4. SNSアイコンを使おう

日本語版

sample4-j

英語版

sample4-e

<解説>

企業の公式フェイスブック、公式ツイッターなどがある場合、SNSボタンを署名欄に掲載しているビジネスパーソンも既にいらっしゃるかと思います。また、海外の方の署名には大体SNSボタンが設置されているため、外資系の企業との取引がある方は目にする機会も多いはずです。

署名自体のテキストは灰色や黒など、シックな色にしておいて、SNSボタンをカラフルにすると非常にコントラストが利いて映えます。

Tips. フォントはメイリオ/Meiryo UI を使おう

フォントはそれ自体がひとつのデザインで、どのフォントを選ぶかで署名の印象は大きく変わります。フォントにはそれぞれ特徴があって、目的別に選び方があるのですが、面倒な人はメイリオを使っておけばOK!

署名にメイリオを推薦する理由

  • 署名欄は本文よりも文字が小さく、8~10ptにすることが多い
  • 従って、可読性よりも視認性の高いフォントがよい
  • 視認性の高いフォントはゴシック系である
  • また、太字対応ができるフォントの方がデザインに幅がでる
  • そもそもメイリオは、判読性や視認性を高くするようにデザインされたユニバーサルデザイン書体である

さて、ここまで4つのサンプルとtipsを1つご紹介致しました。いかがでしたでしょうか。最後にリッチデザインな署名を2点ご紹介して締めくくりにしたいと思います。

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最後まで読んでくださってありがとうございました。もし記事が気に入ったらシェアしてくれるとうれしいです。

[2016/10/20更新] メール署名のサンプル集を少しづつ充実させています。下記にある、関連記事から最新記事である、メール署名(サンプル集)も是非ご覧ください。管理人

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